Los eventos han dado un giro virtual este año desde que la pandemia del coronavirus apareció. Pero incluso antes de eso, varias compañías ya estaban realizando eventos online para interactuar con su audiencia sin estar restringidos por los límites de horario, espacio, presupuesto y capacidad.

Si bien los eventos online y offline tienen sus propios pros y contras, éstas son las ventajas de los eventos virtuales: 

• Menos costoso: no tienes que gastar dinero en reservar un lugar, organizar, viajar, comidas, gastos de hotel, y mucho más. Es posible que solo debas pagar la plataforma online que planeas utilizar.
• Más fácil de organizar: la mayoría de las plataformas de eventos virtuales vienen con herramientas integradas como compartir archivos/pantalla, cámara y micrófono, chats en vivo, etc. Todo lo que necesitas hacer es encontrar el que mejor se adapte a tus necesidades.
• Mayor alcance: tu audiencia puede estar en cualquier parte del mundo siempre que tenga una conexión a Internet.
• Resultados fácilmente medibles: puedes tener acceso en tiempo real a los datos relacionados con el número de asistentes, el nivel de participación, las preguntas más frecuentes, etc.

¿Estás listo para organizar tu propio evento virtual? Estos consejos te ayudarán a planificar y organizar un gran espectáculo online.

1. Comprende a tu audiencia

En lugar de encontrar la audiencia para tu evento, crea un evento que atienda a tu audiencia. Pregúntate a ti mismo y tal vez incluso a tu público.

¿A qué grupos pertenecen los posibles asistentes?

Esto no solo determinará qué tipo de evento planificas, sino también el ambiente general que le atribuyas. Por ejemplo, un evento para CEOs de corporaciones multinacionales deberá tener un aspecto limpio y sofisticado, mientras que un evento para jóvenes fotógrafos aficionados puede ser colorido y animado.

¿En qué están más interesados?

¿Están buscando un seminario informativo que presente conferencias de expertos o una demostración en vivo de cómo usar un producto en particular? ¿Están más interesados ​​en escuchar, mirar y aprender, o preferirían un Q&A directo? Incluso puedes realizar encuestas utilizando correos electrónicos y redes sociales para preguntarle a tu audiencia qué les gustaría.

¿Qué tan expertos son en tecnología?

La mayoría de las personas están familiarizadas con el funcionamiento de las retransmisiones en vivo en aplicaciones como Facebook e Instagram, pero si planeas organizar un evento en una plataforma más específica, debes asegurarte de que tu audiencia sea capaz de utilizarla. Piensa en crear un tutorial breve y simple sobre cómo usar dicha plataforma o crear una página de preguntas frecuentes en tu sitio web de eventos.

2. Encuentra la plataforma adecuada

Dependiendo de tu audiencia, el formato de tu evento y tu presupuesto, encuentra la plataforma más adecuada para ti. Aquí hay algunos factores que vale la pena considerar:

• ¿Cuántas personas esperas que participen?
• ¿Habrá participantes desde diferentes ubicaciones?
• ¿Qué incluirá el evento? ¿Será una presentación, un video en vivo, una demostración, o una discusión interactiva?
• ¿Puedes usar funciones gratuitas de la plataforma de alojamiento de eventos o tendrás que pagar por algunas funciones?

Según el tipo de evento que organices, aquí hay algunas plataformas para elegir:

• Live video: Facebook Live, LinkedIn Live, Instagram Live, YouTube Livestream
• Live Q&A: Twitter, Facebook, Reddit
• Conferencias: Vfairs, Hop In, 6connex
• Webinarios: Livestorm, WebinarJam, ClickMeeting

3. Crea un sitio web para ello

Tu evento merece ser un héroe y ¿qué mejor manera de darle una identidad que con un sitio web dedicado? Crea una página web o una landing page en tu sitio web existente que explique todos los detalles del evento.

Elige un nombre de dominio que sea divertido y pegadizo y vincúlalo con la marca de tu empresa. Por ejemplo, supongamos que trabajas para una empresa de programación llamada PCgiest y estás organizando un hackathon virtual. Para promocionar tu evento, puedes crear una web con el nombre de dominio www.hackwithpcgiest.tech o algo más simple como www.pcgiestevent.site. 

Tal nombre de dominio tiene muchos propósitos:

• Es atractivo.
• Indica de qué trata el evento.
• Vincula el evento con el nombre de tu empresa y ayuda a promocionar tu marca.
• Le dices a la gente desde el principio que pueden esperar pasar un buen rato mientras aprenden algo nuevo.

4. Promuévelo bien

Tu estrategia de promoción jugará un papel clave en la determinación del paso en tu evento virtual. En lugar de promocionar tu evento en todas partes con el mismo mensaje, reduce tu propuesta de valor para tu audiencia y luego desarrolla la estrategia en torno a ella. Aquí hay algunas herramientas que puedes usar para comercializar tu evento:

Email marketing

Envía una newsletter de correo electrónico a tu lista de suscriptores y bríndales un incentivo para optar a ser parte de tu lista de correo, como una entrada gratuita (en caso de que su evento tenga entradas de pago) o acceso VIP a ciertas partes del evento, por ejemplo chats en vivo con los conferenciantes. 

Redes sociales

Promociona tu evento en todos los canales de redes sociales relevantes a través de una variedad de publicaciones, como perfiles de conferenciantes, fragmentos de video de lo que trata el evento, detrás de escena, etc. Incluso puedes crear encuestas cortas pidiendo a las personas sus aportaciones, lo que los hará sentir más involucrados en el evento. Mejora el compromiso publicando en momentos en que tu audiencia sea más activa.

Página de conocimientos

Crea una página explicando los conocimientos que obtendrás que se enfoque a cada perfil de visitante que estás buscando y les ofrezca un resumen exclusivo en lo que aprenderán para que el evento sea más valioso para ellos.

Influencers

Tus organizadores o conferenciantes también pueden ser tus influencers. Estarán encantados de compartir los detalles del evento en sus propias páginas de redes sociales y blogs.

Medios de comunicación

Crea un comunicado de prensa para tu evento y compártelo para publicarlo en sitios web relevantes y populares. Incluso puedes crear publicaciones de invitados o ser parte de una entrevista o una historia que resuene con el tema de tu evento.

Planifica aumentar tus actividades promocionales a medida que se acerca la fecha del evento. Dependiendo de la respuesta que hayas recibido, puedes disminuir los precios de la entrada o resaltar que quedan muy pocos lugares.

5. Prepárate para problemas técnicos

Los eventos virtuales no están exentos de sorpresas inesperadas. Aquí depende completamente de la tecnología y de Internet, y ambos tienen la reputación de actuar de manera inexplicable cuando más los necesitas.

Estáte atento a las siguientes cosas en los días previos a su evento online:

• Asegúrate de tener una conexión a Internet de alta velocidad. Opta por un nuevo proveedor de servicios o actualiza tu plan si es necesario.
• Verifica el límite de datos de tu plan y asegúrate de que no se acerca al límite. Compra un complemento si es necesario.
• Familiarízate completamente con la plataforma que vas a utilizar. Lee las guías de solución de problemas que pueden ser útiles en caso de fallos.
• Asegúrate de estar utilizando equipos de alta calidad, como cámaras y sistemas de sonido y video. Pruébalos varias veces en los días previos al evento final.
• Crea múltiples copias de seguridad de tus archivos.
• Si es posible, realiza un ensayo de tu evento con amigos y familiares.

Conclusión

A pesar de los bloqueos y las restricciones de viaje actuales, los eventos online son una excelente manera de llegar a una amplia gama de audiencia de manera rentable. Usa los consejos comentados anteriormente para organizar un evento virtual notable que todos los involucrados, tu audiencia y los participantes, recordarán durante mucho tiempo.